Кто может знакомится со всеми личными делами в организации

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Может быть Вы подскажете, если не вести "Личные дела", то что писать в папке" [:)] А уж очень не хочется париться с этими "Личными делами". Т-2 хранятся ОТДЕЛЬНО, независимо от наличия личных дел в организации. А работник со своим делом знакомиться конечно может, это его право. Помимо. Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с. Правила работы с личными делами . обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях.

N ФЗ процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных: Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами и персональными данными.

Главным моментом в защите персональных данных являются четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных.

Любые посторонние лица не должны знать рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе, особенно это касается бланков и документов строгой отчетности. Под посторонним лицом понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой кадровой службы.

Однако каждый работник должен быть письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы.

Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные. Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждыми работниками этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми хранимыми документами и материалами службы. Целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации. В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы например, при болезни одного из них, увольнении должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

При работе с кадровой документацией следует прежде всего соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения. Приказы распоряжения по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в кадровой службе, а не в бухгалтерии или службе ДОУ. Эту работу следует возложить на конкретного сотрудника кадровой службы или нескольких сотрудников, например в крупных организациях каждый сотрудник может заниматься приказами по категориям персонала - руководителям, специалистам, рабочим и.

Регистрация этих приказов также должна быть передана в кадровую службу. Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, целесообразно помещать не в личное дело сотрудника, а в специальное дело, имеющее гриф "Строго конфиденциально".

Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

Материалы с результатами тестирования работающих сотрудников, материалы их аттестаций формируются в самостоятельное дело, также имеющее гриф строгой конфиденциальности. Особое внимание обращается на сохранность документов личных дел работников. Операции по оформлению, формированию, ведению, закрытию и хранению личных дел должны выполняться одним работником кадровой службы, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и регламентированный доступ к делам других работников.

Порядок ведения личных дел в году

В случае правомочного изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для подобного действия и нового местонахождения документа. Так, личные дела требуется сохранять в специализированных шкафах или сейфовых ящиках строго в вертикальном положении, корешками наружу. Работать с личными делами имеют право только определенные должностные лица и их непосредственные руководители.

При больших объемах личных дел эти дела должны заноситься в специальный журнал или реестр.

Оформляем журнал учета личных дел работников

Выдача личных дел сотрудникам компании во временное использование для ознакомления с внесенными в них данными может производиться только с разрешения начальника отдела кадров.

Уполномоченный сотрудник, ответственный за работу с личными делами, осуществляет ознакомление работников с ними под расписку. При этом сотрудники компании не имеют права исправлять какие-либо записи, сделанные ранее в личном деле, вносить новые записи, забирать из личного дела документы или вкладывать новые, тратить на ознакомление с личным делом больше времени, чем это положено.

Только четко обозначенному списку лиц позволена выдача во временное пользование личных дел с целью включения в них новых документов и внесения записей.

Время для выполнения соответствующих действий не должно превышать фактически необходимого времени для выполнения этих задач.

Личные дела сотрудников.Вопрос. / Обмен профессиональным опытом / Форумы на bioluginnou.tk

А список сотрудников, которые имеют право на получение личных дел, утверждается непосредственно руководителем компании. С помощью контрольной карточки или контрольного журнала регистрируется факт выдачи личного дела.

Работодателю нужно обеспечить ведение журнала учета выданных личных данных работников, в котором записываются все запросы и данные о лице, пославшем запрос.

Лицу, не имеющему прав на получение этих данных, выдается письменное извещение об отказе в передаче персональных данных со ссылкой на соответствующие нормативные акты. Ознакомление с личными делами сотрудников должно производиться в специально выделенном для таких целей помещении, а время ознакомления не должно превышать одного рабочего дня. В конце времени ознакомления ответственное лицо должно удостовериться в том, что все временно выданные личные дела сотрудников возвращены по месту хранения, а в случае их отсутствия — принять меры их розыска и возвращения.

Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах, рассмотрено в данной статье.

Общие правила систематизации документов и формирования дел Словарь кадрового делопроизводства. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела ГОСТ Р Переходящее дело - это дело, документы которого отражают решение вопроса, длящегося более одного года устав фирмы, личное дело, уголовное дело и. В целях быстрого поиска документов, а также для обеспечения их сохранности необходимы систематизация и формирование группировка документов в дела.

Правила группировки различных видов документов и дальнейшего формирования их в дела изложены в Основных правилах работы архивов организаций [1]. В основе принципа формирования дел лежит срок хранения документов. Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и распространяются на все организации независимо от формы собственности. Сроки хранения документов указаны в: Приказом Минкультуры России от Следует обратить внимание, что по поводу последнего документа имеются серьезные сомнения.

На этом основании ВАС РФ отказал в признании его не соответствующим законодательству и недействующим. Заявитель ОАО "ГМК "Норильский никель" требовал признать этот Приказ незаконным по существу, так как, по его мнению, он не соответствует Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации", принят с нарушением полномочий Министерства культуры РФ и нарушает права и законные интересы заявителя в сфере осуществления им предпринимательской деятельности, незаконно возлагая на него обязанность по хранению и предоставлению акционерам по их требованию неоправданно широкого перечня документов.

Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу. Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения: В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации архив организации.

Основное требование к формированию дел - это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения.